バーチャルオフィスとは

まずはじめにバーチャルオフィスについて簡単にご説明します。

バーチャルオフィスとは、読んで字のごとく「仮想の事務所」のことです。
物理的なオフィスではなく、オフィスの住所だけを借りられる新しいスタイルのオフィスです。

物理的にオフィスを借りると運営するコストも大きくなりますが、バーチャルオフィスであれば物理的なスペースがなくても住所だけを借りることができるのでコストを抑えることができます。

一般的なバーチャルオフィスでは、住所を借りるだけでなくその住所に届く郵便物を転送してくれるサービスもついています。

ファンクラブ運営にバーチャルオフィス？！

ファンクラブ運営とは

ファンクラブ事務局とは、さまざまな活動をするアーティストや動画配信者などを応援するために作られるファンクラブを運営する人たちのことです。

事務局ではファンクラブサイトを運営したり物販や贈り物の宛先を用意したりします。

一般的には大手事務所に所属しているなど会社がしっかりと運営するものが知られていますが、インディーズとして活動をしていたりまだ有名ではないかたや個人で活動している場合、本人が立ち上げることもあればファン自ら立ち上げることもあります。

ファンクラブ事務局での活用方法

多くのファンクラブ事務局では問い合わせ先や荷物の送付先として住所を開示しています。
ファンレターやプレゼントなどの贈り物を受け取る必要があるため全く関係のない場所を開示するわけにはいきません。

しっかりとした事務所に所属している場合を除き、インディーズや個人として活動しているかたはオフィスを借りるか自宅の住所を開示して送付先を用意する必要があります。

オフィスを借りるとそれなりの固定費がかかるし、いくらファンからの応援の気持ちとはいえ自宅の住所を公開するのは抵抗がありますよね？（自宅住所を公開すると、突然誰かが訪ねてくることもあるし現実的ではありません。）

そんな時に利用できるのがバーチャルオフィスです！
バーチャルオフィスは主に「住所貸し」と「郵便物の転送」のサービスを提供してくれるので、これらのニーズにピッタリなんです！

ファンクラブとしてしっかりと住所を掲出することもでき、ファンレターやプレゼントはバーチャルオフィス事業者が受け取り事務局あてに転送してくれます。

個人で活動している人にもバーチャルオフィス！

ファンクラブ事務局での活用方法をご紹介しましたが、個人で活動されているかたも同じです！

YouTubeをはじめ動画配信、ライブ配信のプラットフォームが普及してきた昨今、個人で活動されるかたも増えてきました。
当然多くのファンのかたが存在し、「ファンクラブ」という形はなくても、ファンレターやプレゼントを贈りたい・受け取りたいというニーズがあります。

動画配信者やライバーのかたでも個人事務所の住所としてバーチャルオフィスを利用すれば、自宅の住所を公開することなくファンのかたとの交流を広げることができます。

NPO法人（非営利団体）でもバーチャルオフィス？！

NPO法人（非営利団体）とは？

NPO（非営利団体）とは、「利益を一番の目的としない法人のこと」です。

収益を目的に事業を行うことは認められていますが、事業で得た収益に関しては、構成員で分配することはできないと定められています。

NPO法（特定非営利活動促進法）に基づいて法人格を取得したNPO（非営利団体）が「特定非営利活動法人」、すなわち「NPO法人」と呼ばれています。

NPO法人（非営利団体）の活用方法

NPO法人でも株式会社や合同会社と同じように活動の拠点としてバーチャルオフィスの住所を利用することができます。

活動するにあたり、物理的な事務所は必要なかったり、運営費をローコストで抑えておきたいというケースもNPO法人では多いのではないでしょうか。

一方で信用度を上げるために住所を開示したいし郵便物の受け取りは必要、というご希望もあると思います。

そんな時に自宅の住所を開示するのは抵抗があるのでバーチャルオフィスの住所を開示できるのはとても便利ですよね。

その他でも使えるバーチャルオフィス！

一般社団法人

株式会社と異なり営利を目的としない非営利な活動を行う一般社団法人は、人やお金の集まりがあれば登記を行うだけで設立することができます。

NPO法人に比べ設立に必要な時間が少なく、事業内容に制限がないため自由に活動できるというメリットがあります。

一般社団法人でも登記住所にバーチャルオフィスを利用することが可能です。

ボランティア活動や社会貢献活動など

これまでのような会社や団体などしっかりしたものではなく、ボランティアや社会貢献活動にもバーチャルオフィスを活用できます。

例えば一緒に活動してもらえる人を募集する際に、サイトを運営したり書類の送付先を設けなければならない場合があります。
この住所としてバーチャルオフィスを利用することができます。

そのほかにも活動規模が大きいサークルなどの事務局住所としてもご利用いただけます。

まとめ

起業以外でも、インターネット上や対外的に開示する住所として「バーチャルオフィス」がとても便利です。

多くのバーチャルオフィスでは、郵便物も代わりに受け取りご希望の住所に転送してくれます。
なまものや保存ができないもの、大きすぎるもの、危険物とみなしたものについてはバーチャルオフィス事業者でいったん受け取りを拒否し不在票通知を送ってくれる場合もあるので、怪しいものではないか確認することもできます。

物理的なオフィスを設ける必要がない場合、バーチャルオフィスを使えば登記や開示に必要な住所だけを借りることができるのでローコストで運営することもできます。

それ以外でも、バーチャルオフィスは各地域の「一等地」に構えていることが多く、事務局運営、活動団体の開示住所としても信頼感や安心感を与えることができます。

そこで今回の記事は、バーチャルオフィスとレンタルオフィス、シェアオフィスの違いについて解説していきます。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスは一般的な貸事務所とほぼ同等の機能を持っています。ただし自分だけが使える専有スペースが確保されている一方で、会議室など一部の機能を他の契約者と共用することが一般的な貸事務所との違いと言えます。
またレンタルオフィスには、あらかじめ什器等のオフィス機能が備わっていることが大きな特徴です。

メリット

まずレンタルオフィスにはWi-Fiなどの通信環境、机や椅子のような什器、そしてコピー機などのオフィス機器があらかじめ備えられているため、オフィス設備にお金をかけることなく、パソコンだけあればすぐにでも働くことが可能です。

次に貸事務所とは異なり賃貸契約ではないので、賃貸に伴う初期費用を抑えることができます。
また賃貸契約の場合１〜２ヶ月程度時間を要するのが一般的ですが、レンタルオフィスであれば契約から数日で利用を開始することも可能です。

さらに場所の提供だけではなく、不在時の来客対応や郵便物の対応を代行してくれるサービスがあるのもレンタルオフィスの魅力の一つです。

デメリット

レンタルオフィスはWi-Fiなどの通信環境や会議室などオフィスの一部の機能を他の利用者と共用するため、セキュリティ面では不安が残ります。
また、共同で利用するためレンタルオフィスごとの制約が設けられており窮屈さを感じることもあるでしょう。

賃料に関して、初期費用が安いことやランニング費用のめどがつけやすいというメリットがある一方で、オプション利用など使い方によっては賃貸事務所より割高になる可能性があるのでプランをしっかりと確認することが大事です。

レンタルオフィスがオススメの人

以上のことをふまえてズバリ、レンタルオフィスに向いているのは以下のような人です。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは「仮想の事務所」の言葉のとおり物理的なスペースがありません。他のオフィスとの一番の違いは業務をする物理的な場所が無いということです。
バーチャルオフィスでは事業を行うにあたって必要な「住所」など一部の機能のみを借りることができます。

メリット

バーチャルオフィスは物理的な場所がないぶん、超低価格で利用できることが大きなメリットです（月額1,000円以下のプランを用意している事業者もあります）。

また、住所を借りることが主要な目的であるためオフィス街や商業地などの一等地で提供している事業者が多く（銀座や渋谷など）、顧客や取引先に良い印象を与えることができ、最低限のコストでステークホルダーの信頼を得られることが最大の魅力です。

バーチャルオフィスは基本的には住所を借りるだけですが、一時的に会議室やオフィスを利用したい場合、オプションとしてバーチャルオフィス事業者が提供・提携しているサービスを利用することも可能です。
会議室やオフィスをあまり使わない場合は、このようなオプションサービスを有効に利用することで費用を必要最低限に抑えることができます。

デメリット

バーチャルオフィスは物理的な場所がないので、業種によっては許認可を得られない場合があります。
中古品販売やリサイクルショップを営む際に必要な古物商や士業、人材派遣業などはバーチャルオフィスでの許認可は難しいとされており、違法となるケースもあるので注意が必要です。

また郵便物等の荷物を転送してくれるサービスはありますが、バーチャルオフィス事業者が受け取った上で利用者に転送するため時間差が生じます。
そのため急ぎの荷物のやりとりが頻発するかたは注意が必要です。

バーチャルオフィスがオススメの人

以上のことをふまえてズバリ、バーチャルオフィスに向いているのは以下のような人です。

シェアオフィスとは

シェアオフィスはレンタルオフィスとほぼ同等の機能を持っていますが、大きな違いは業務をするスペースが専有できるものかそうでないか、です。

レンタルオフィスは区切られたスペースがあるため一定のセキュリティを確保できますが、シェアオフィスはフリーアドレスで他の人と座席を共有するためセキュリティ面に不安があります。
そのぶんシェアオフィスはレンタルオフィスに比べて利用料金が安いです。

レンタルオフィスを検討されるかたはシェアオフィスも同時に検討されるかたが多く、自身の事業に専有スペースが必要かどうかを見極めて選択することが大事です。

まとめ

起業や副業をする際、どこで仕事をするか、事業の住所はどうするかを考える必要があります。

一般的なオフィスを賃貸契約する場合は問題ないのですが、初期費用もランニング費用も高くつきます。事業を始めたばかりのかたや副業をされているかたはできるだけ固定費を削減したいのではないでしょうか。
ご自身の状況に応じてレンタルオフィスやバーチャルオフィスをうまく利用することで、必要最低限のコストで事業を行うことができます！

まずは

• 業務をする物理的なスペースが必要かどうか？
• それは専有スペースであるべきかどうか

物理的なスペースが必要ない、もしくは確保されている場合、

• 住所だけ借りられればよいか？
• 事業として住所のブランドは必要か？
• 会議室は必要か、その場合頻度は？

など、ご自身の事業に応じて何が必要で何が不要かを一つずつ見極めていくことで「オフィス」というコストを抑えながら本業に専念できるのではないでしょうか。